Einfaches Anforderungsmanagement mit Confluence

Als Enterprise-Wiki stellt Confluence alle notwendigen Mittel bereit, mit denen kleinere Unternehmen oder Teams das Anforderungs-management ihrer Produkte umsetzen können. Damit ist Confluence z.B. ideal für StartUp-Unternehmen geeignet, die kostengünstig und schnell agile Projekte durchführen möchten. In diesem Artikel möchte ich daher beispielhaft zeigen, wie man als Unternehmen einfaches Anforderungsmanagement mit Confluence Blueprints umsetzen kann. Für komplexere Szenarien – mit Arbeitsabläufen, Berechtigungen, Rollen etc. – empfehle ich allerdings, das Anforderungsmanagement auf die Produkte Confluence (Dokumentation der Anforderungen) und Jira (Organisation und Verwaltung der Anforderungen) aufzuteilen.

Kriterien für Anforderungen

Je überschaubarer ein Projekt ist, um so schwerer tut man sich damit, vorab Zeit und Geld in Konzeptionsarbeit zu stecken. Immer wieder erlebe ich allerdings, dass Projekte im Laufe der Zeit plötzlich doch nicht mehr so überschaubar sind: das User Interface muss auch auf Smartphones und Tablets gut aussehen, der Admin hat zahlreiche Anforderungen an die Serverumgebung, die Zahlungsinformationen der Nutzer müssen rechtssicher abgelegt werden. Wer hier nur mit einer groben Idee im Kopf gestartet ist, tut sich schnell schwer, die Zusammenhänge und Auswirkungen seiner nun notwendigen Entscheidungen zu erkennen – und fährt sein Projekt schlimmstenfalls gegen die Wand.

Auch bei kleineren Projekten oder StartUps empfehle ich also dringend, vor Projektbeginn ein Mindestmaß an Konzeption und Organisation zu gewährleisten. Als absolut zwingend erachte ich dabei, die Anforderungen zu definieren, die das zukünftige Produkt später erfüllen soll. Diese Anforderungen sollten folgende Kriterien erfüllen:

  • Verantwortlichkeiten sind festgelegt (wer konzipiert, wer bearbeitet, wer nimmt ab)
  • Prioritäten sind festgelegt
  • Statusinformationen sind verfügbar (Offen, In Arbeit, Erledigt)
  • Änderungen können nachverfolgt werden
  • Beziehungen zu anderen Anforderungen sind sichtbar
  • Abstimmung und Diskussion ist möglich

Die Dokumentation von Anforderungen mit den genannten Kriterien kann dabei leicht mit einem Wiki-System wie Confluence umgesetzt werden.

Verwenden von Blueprints

Confluence bringt standardmäßig einige Vorlagen (“Blueprints”) für typische Unternehmensvorgänge mit. Dazu zählen unter Anderem Besprechungsnotizen, Dateilisten – und eben Produktanforderungen. Ein Blueprint ist dabei im Wesentlichen nichts weiter als eine spezielle Vorlage für Wikiseiten mit einigen voreingestellten Tabellen, Makros und Schlagworten. Die Funktionsweise ist bei allen Blueprints identisch:

  1. Man erstellt eine Wikiseite anhand einer Blueprint-Vorlage
  2. Man füllt die notwendigen Metainformationen aus und speichert die Seite
  3. In der Randleiste wird unter “Bereichsverknüpfungen” automatisch ein Link zu einer Übersicht erstellt, in der alle Blueprints eines Typs innerhalb eines Bereiches aufgelistet sind (Siehe Screenshot “Anforderungsliste per Blueprint”)
  4. Man erstellt weitere Wikiseiten anhand von Blueprint-Vorlagen
Confluence Anforderungsliste

Anforderungsliste per Blueprint

 

Die Blueprints für Produktanforderungen gehen standardmäßig davon aus, dass Anforderungen zweistufig in Haupt- und Unteranforderungen gegliedert werden. Für jede Hauptanforderung wird eine Wikiseite erstellt, z.B. für User Interface, Nutzeranbindung oder Android-App. In jeder dieser Wikiseiten werden dann die konkreten Unteranforderungen eingetragen, z.B. “Login per Facebook soll möglich sein”.

Falls jedoch eine andere Gliederung, andere Überschriften, Makros usw. notwendig sind, können die Blueprints problemlos an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Anpassen von Blueprints

Blueprints können sowohl auf globaler Ebene (Confluence Admin – Globale Vorlagen) als auch auf Bereichsebene (Bereich konfigurieren – Inhalte – Vorlagen) angepasst werden. Damit ist es z.B. möglich, einen globalen Standard für Anforderungen zu definieren, in dem alle notwendigen Metainformationen enthalten sind. Sollten in einem Bereich abweichende oder zusätzliche Metainformationen für Anforderungen benötigt werden, kann die Vorlage in diesem Bereich einfach um die notwendigen Informationen erweitert werden.

Blueprint

Bearbeiten eines Blueprints

 

Testen Sie selbst

Die auf den Screenshots abgebildeten Anforderungen sind nur einfache Beispiele aus meinem Confluence Demosystem – gern können Sie anonym auf darauf zugreifen und die Arbeit mit Blueprints selbst testen, indem Sie z.B. eine neue Produktanforderung erstellen. Sie finden das Demosystem unter:

https://sebastianhoehne.atlassian.net/wiki/display/SAN/Produktanforderungen

Sollten Sie weitere Fragen zu Blueprints haben oder Interesse an Confluence Beratung oder Schulungen in Ihrem Unternehmen haben, würde ich mich über eine Kontaktaufnahme sehr freuen.

16. Juli 2013 von Sebastian Höhne
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