Confluence: Best Practices für die Strukturierung von Inhalten

Im Rahmen meiner Einführungsworkshops für Confluence diskutiere ich mit meinen Kunden häufig die Frage, welche Inhaltstruktur für ein Unternehmenswiki  am besten geeignet ist. Sollen die Inhalte unstrukturiert und flach verwaltet werden – oder sollen dem Nutzer konkrete Strukturen vorgegeben werden? In diesem Artikel möchte ich einige meiner dabei gewonnenen Erfahrungen vorstellen.

Ein typischer Diskussionspunkt liegt in der Frage, ob man in einem Wiki überhaupt eine inhaltliche Struktur vorgeben sollte, oder ob man den Nutzern komplett freie Hand bei der Organisation der Inhalte lassen sollte. Dabei kann man anführen, dass ein Wiki in seinem Grundgedanken ein offenes System ist: alle Nutzer können gleichberechtigt an Inhalten arbeiten und es gibt keine eindeutige Hierarchie von Redakteuren und Lesern. Demzufolge liegt es natürlich nahe, den Nutzern auch bei der Strukturierung der Inhalte keine Vorgaben zu machen oder das Wiki – nach dem Vorbild der Wikipedia – ausschließlich durch Verlinkungen zu strukturieren. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Anforderungen an ein Unternehmenswiki nicht mit den Anforderungen an ein Online-Wiki vergleichbar sind und demzufolge zusätzliche Formen der Strukturierung notwendig werden.

Dieser Umstand begründet sich zunächst darin, dass es sich bei Online-Wikis im Wesentlichen um Lexika handelt, in denen Begriffe oder Sachverhalte beschrieben werden. Die dabei notwendigen Beziehungen zwischen den einzelnen Begriffen lassen sich in den meisten Fällen durch einfache Verlinkungen abbilden. In einem Unternehmenswiki machen Begriffsdefinitionen allerdings nur einen kleinen Teil der zu erfassenden Informationen aus. Hier bestehen häufig weitere Anforderungen, z.B.:

  • Arbeitsbereiche für Teams oder Projekte inkl. themenspezifischer Knowledge-Bases und Dokumentenablage,
  • Globale Knowledge-Bases für einzelne Unternehmensbereiche,
  • Verteilte Inhalte, die zentral gepflegt, aber an mehreren Stellen angezeigt werden (z.B. eine Abbildung der internen IT-Landschaft soll im Wissensbereich der IT gepflegt werden, zusätzlich aber auch im Willkommensbereich für neue Mitarbeiter angezeigt werden)
  • Verschiedene Sichten auf Inhalte,
  • Einschränkung der Lese- und Bearbeitungsberechtigung für einzelne Inhaltsebenen.

Derartige Anforderungen lassen sich in einem flach strukturierten Wiki meist schwer oder gar nicht umsetzen. Soll es sich bei dem Unternehmenswiki also nicht ausschließlich um ein „internes Wikipedia“ handeln, sollten die Inhalte in einer geeigneten Struktur gegliedert werden. Meiner Erfahrung nach verspricht dabei ein Mittelweg aus Top-Down Strukturierung (eine durch Administratoren oder Redakteure fest vorgegebene Struktur) und Bottom-Up Strukturierung (die Strukturierung durch den Endnutzer, der Inhalte während des Arbeitens erzeugt)  die besten Ergebnisse bzgl. Übersichtlichkeit und Akzeptanz des Wikis. Im Klartext bedeutet das: bei der Einführung des Wikis wird eine grundlegende Inhaltsstruktur in Form von Bereichen vorgegeben. Innerhalb dieser Bereiche ist es den Nutzern freigestellt, Inhalte bedarfsgerecht abzulegen und zu strukturieren. Im Idealfall wird durch die Bereichsstruktur eine Art „Inhaltsverzeichnis“ auf oberster Ebene erzeugt, die den Nutzern einen schnellen Überblick über die Bereiche des Wikis verschafft. Zusätzlich bietet man den Nutzern natürlich weitere Such- und Recherchemöglichkeiten an, z.B. durch Bereichsstartseiten mit Inhaltsübersichten, Bereichssuchen, Schlagwortübersichten etc.

Zusammenfassend kann man also sagen, dass eine Grobstruktur in einem Unternehmenswiki hilfreich ist und die Nutzer bei der Arbeit mit dem Wiki unterstützt. Wie diese Grobstruktur aufgebaut sein sollte, hängt von den abzulegenden Inhalten und den weiteren Anforderungen des einzelnen Unternehmens ab.

Sollten Sie planen, Confluence in Ihrem Unternehmen einzuführen, freue ich mich über eine Kontaktaufnahme – gern stehe ich bei der Planung der Inhaltsstruktur sowie für die generelle Einrichtung des Systems und die Schulung der Anwender und Administratoren/Redakteure zur Verfügung.

16. März 2015 von Sebastian Höhne
Kategorien: Confluence | Schlagwörter: , | 2 Kommentare

Kommentare (2)

  1. Hallo Herr Höhne, wir versuchen in unsere neue Struktur gerade eMails einzubauen bei denen der User nur die Infos erhält di er sich auch abonniert. Im Moment kommt bei Aktivierung eine uneingeschränkte Mailflut obwohl im userprofil eine Einschränkung vorgenommen wurde. Gibt es eine (funktionierende) Möglichkeit sich z.B. alle Änderungen in einem Bereich per Mail zu abonnieren?
    Danke und Gruß

    • Hallo Frau Werle,

      ja, die gibt es, und vermutlich haben Sie das soweit auch schon richtig eingestellt. Prinzipiell ist es so, dass ein Nutzer nur über Änderungen an denjenigen Seiten benachrichtigt wird, welche er „beobachtet“ (bzw. an anderer Stelle „überwachen“ oder „abonnieren“ genannt). Als Nutzer kann man auf jeder Wikiseite per „Beobachten“-Button (neben „Bearbeiten“) entscheiden, ob man diese Seite oder ggf. auch den gesamten Bereich beobachten möchte. Zusätzlich ist standardmäßig im Userprofil unter „Automatisch abonnieren“ eingestellt, dass man auf allen Seiten, die man als Nutzer erstellt, bearbeitet oder kommentiert, automatisch als Beobachter eingetragen wird. Das ist vermutlich auch der Grund für Ihre Mailflut: Ihre Nutzer sind schon bei zahlreichen Seiten unwissentlich als Beobachter eingetragen. Sie können das leicht prüfen, indem Sie im Benutzermenü auf den Punkt „Überwachungen“ gehen – dort sehen Sie alle Inhalte, die Sie beobachten und können die Beobachtung beenden. Das muss leider jeder Nutzer in seinem eigenen Profil durchführen, danach sollte die Mailflut aber eingedämmt sein.

      Beste Grüße aus Dresden,
      Sebastian Höhne

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