Seit Ende 2023 gibt es in Confluence Cloud eine Datenbank-Funktion, die es ermöglicht, strukturierte Informationen übersichtlich und zentral in einer Tabelle bzw. einem Datenbank-ähnlichem Format zu organisieren. In diesem Artikel möchte ich das Grundprinzip und die wichtigsten Funktionen dieser Datenbanken erläutern.
Grundprinzip
Eine Confluence-Datenbank ist im Wesentlichen eine interaktive Tabelle, in der strukturierte Daten erfasst werden können. Dabei repräsentiert jede Spalte einen bestimmten Datentyp, wie Text, Datum oder Status. Die Einträge der Datenbank können in verschiedenen Sichten (Views) dargestellt werden, z. B. als Kanban-ähnliches Board. Diese Views ermöglichen es, die gespeicherten Daten nach Bedarf zu filtern und zu sortieren.
Eine wichtige Einschränkung: aktuell ist in Confluence Datenbanken keine Anbindung oder Synchronisation mit anderen Datenquellen möglich. Hierfür wäre eine App wie PocketQuery (Anzeige von Daten aus externen Datenquellen) oder Table Filter, Charts & Spreadsheets (Anzeige dynamischer Tabellen mit Datenquelle aus URL oder Anhang) notwendig.
Wichtige Funktionen
Bei der Arbeit mit Datenbank in Confluence sind mir 2 Funktionen aufgefallen, die die Funktionalität von einer reinen “Tabelle mit verschiedenen Filtern darauf” abheben: die Datentypen Entry Link / Entry Details sowie Page Link.
Entry Link ermöglicht es, Einträge aus einer Datenbank in eine andere Datenbank einzubetten. Entry Details zeigt dann einzelne Werte zum eingebetteten Eintrag an. Beispiel: die Datenbank “Kunden” enthält relevante Kundeninformationen (Name, Adresse, Telefon usw.). In einer zweiten Datenbank “Kundenprojekte” soll nun jedes durchgeführte Projekt einem Kunden zugeordnet werden. Statt die Kundeninformationen doppelt einzutragen, kann man in der Projektdatenbank eine Spalte “Kunde” mit dem Datentyp “Entry Link” anlegen, in der man dem Projekt einen Kunden aus der Kundendatenbank zuordnen kann. Die Kundendetails können zusätzlich als eigene Spalte vom Typ “Entry Details” angezeigt werden. Ändert sich dann z.B. die Telefonnummer des Kunden, muss diese ausschließlich in der Kundendatenbank aktualisiert werden.
Die zweite wichtige Funktion ist Page Link sowie die dazugehörigen Page status / Page labels / Page details. Eigentlich kann man damit “nur” eine Liste von Wiki-Seiten mit deren Seiteninformationen anzeigen lassen. Allerdings ist der Datentyp “Page status” meines Wissens die erste Möglichkeit, mit der man sinnvoll den Status von Wiki-Seiten auswerten kann. In den üblichen Makros (Seiteneigenschaften etc.) ist das leider nicht möglich. Auf diese Weise kann man z.B. eine gefilterte Liste aller Seiten im Status “Bereit zur Genehmigung” anzeigen lassen.
Einschränkungen und Ausblick
Aktuell fehlen mir 3 wichtige Funktionen, ohne die mir die Arbeit mit strukturierten Daten manchmal ein wenig umständlich erscheint.
Eine dynamische Datenbasis. Man kann zwar einmalig Wiki-Seiten oder Jira-Vorgänge importieren, danach muss die Datenbank aber manuell aktualisiert werden. Begrüßenswert wäre die Möglichkeit, alternativ ein Stichwort o.ä. als Datenbasis zu hinterlegen – so wie man es von Makros gewohnt ist. Natürlich würde das eher einem Bericht als einer Datenbank entsprechen. Trotzdem: zusammen mit den Möglichkeiten der Datenbanken wäre das eine äußerst nützliche Funktion.
Auch die Anbindung an externe Datenquellen wäre wünschenswert. Dies scheint Atlassian aber zumindest als Möglichkeit in Betracht zu ziehen.
Und die für mich wichtigste fehlende Funktion: irgendeine Form von Versionierung oder Sicherung. Es gibt weder die von Wiki-Seiten gewohnte Änderungshistorie noch andere einfache Art, eine Datenbank zu sichern. Ein Workaround ist aktuell nur das Kopieren oder Exportieren der Datenbank.
Grundsätzlich empfinde ich die Datenbanken aber als eine sinnvolle Erweiterung des Funktionsumfangs von Confluence und hoffe, dass die Funktionalität noch entsprechend erweitert wird.
Sollten Sie Unterstützung bei der Arbeit mit Datenbanken in Confluence benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.