Jira Automation: Best Practices – Teil 1

Eine der häufigsten Anforderungen an eine Vorgangsverwaltung ist die Automatisierung von Arbeitsschritten. Jira war dabei mit Bordmitteln bisher nur schwach ausgestattet, was den Rückgriff auf Apps wie „Automation for Jira“ zur Folge hatte. Inzwischen haben aber sowohl in der Cloud- als auch der Data-Center Variante die Automatisierungsregeln Einzug gehalten. Damit steht ein äußert mächtiges Werkzeug zur Verfügung, bei dessen Verwendung allerdings einige Regelungen beachten werden müssen, die deutliche finanzielle Auswirkungen haben können. Im ersten Teil der Jira Automation Best Practices soll es also um die Anzahl der Regelausführungen sowie den geeigneten Einsatz von Triggern gehen.

Dieser Artikel bezieht sich ausschließlich auf die Cloud-Variante von Jira. In der Data-Center-Variante ist keine Begrenzung von Regelausführungen vorhanden.

Bei der Planung von Automatisierungen sollte beachtet werden, dass je nach verwendetem Cloud-Tarif nur eine begrenzte Anzahl an Regelausführungen möglich ist. Konkret heißt das, dass im Free-Tarif nur 100 und im Standard-Tarif nur 1.700 monatliche Ausführungen möglich sind. Im Premium-Tarif sind pro lizensierter Person 1.000 monatliche Ausführungen möglich. Im Enterprise-Tarif ist keine Limitierung vorhanden. (Quelle)

Dabei ist wichtig zu wissen, dass nur das Auslösen von mindestens einer Aktion als Regelausführung gezählt wird. Beispiel: beim Erstellen einer Aufgabe wird per Automatisierung geprüft, ob im Feld „Genehmigung“ der Wert „Ja“ ausgewählt wurde. Ist das der Fall ist, wird durch die Automatisierung eine zusätzliche Unteraufgabe erstellt. Bei dieser Automatisierung zählt erst das Erstellen der Unteraufgabe als Regelausführung. Wurde beim Erstellen der Wert „Nein“ ausgewählt und es wird keine Unteraufgabe erstellt, wird auch keine Regelausführung berechnet. (Quelle)

Wie viele Aktionen von einer Automatisierung ausgeführt werden, spielt dabei keine Rolle. Diesen Umstand können wir uns zunutze machen, da insbesondere in größeren Instanzen mit Standard-Tarif das Limit von 1.700 monatlichen Ausführungen sehr knapp bemessen ist. Ein sehr simpler Ansatz besteht darin, statt mehrerer kleiner Regeln möglichst wenige große Regeln zu erstellen. Das ist aus Sicht der Nachvollziehbarkeit und des Pflegeaufwands zwar nicht unbedingt optimal, aber manchmal eben notwendig.

Auch hier, ein Beispiel für eine mögliche Zusammenführung kleinerer Automatisierungen. Regel 1: wenn ein Vorgang erledigt wird, soll eine Benachrichtigung an die zugewiesene Person versendet werden. Regel 2: wenn ein Vorgang mit Lösung „Weitergabe an internen Support“ erledigt wurde, soll ein entsprechendes Ticket im Supportprojekt erstellt werden.

 

Diese beiden Regeln kann man problemlos zu einer gemeinsamen Regel zusammenfassen und damit die Anzahl der Regelausführungen halbieren:

 

Ein weiterer (und sehr einfacher Fall) liegt natürlich vor, wenn mehrere Regeln denselben Trigger verwenden. Auch hier sollten die Regeln problemlos kombiniert werden können.

Tipp 1: häufig soll beim Schließen eines Vorgangs eine Aktion ausgelöst werden. In diesem Fall bietet es sich an, nicht einen bestimmten Statusübergang, sondern das Setzen einer Lösung als Trigger zu verwenden. Dadurch ist man bei eventuellen Änderungen am Workflow flexibler.

Tipp 2: eine Übersicht über das monatliche Kontingent von Regelausführungen erhält man in Jira unter „System – Globale Automation – Nutzung“.