Confluence: zentrale Inhalte auf mehreren Seiten anzeigen

In Confluence-Systemen sehe ich immer wieder, dass vorhandene Informationen großzügig auf verschiedene andere Wikiseiten kopiert werden. Memos, Hinweise, Berichte,… wer etwas findet, das er gern auch an anderer Stelle sehen würde, kopiert das eben dort hin. Das Problem dabei: duplizierte Informationen verhalten sich wie eine Papierkopie – wird die originale Information verändert oder korrigiert, zeigen die Duplikate weiterhin die veraltete oder falsche Information an. In einem Enterprise Wiki, welches sich durch die Dynamik seiner Inhalte auszeichnet, ist das ein echtes Unding.

Wie also soll man mit Informationen umgehen, die an mehreren Stellen im Wiki angezeigt werden sollen?

Verlinken

Der triviale Fall. Ein Kollege schreibt einen Blogpost in seinem persönlichen Bereich, der auch auf der Startseite des Teams erscheinen soll. Statt den gesamten Artikel zu kopieren, verlinkt man ihn. Ändert der Kollege seinen Artikel nachträglich, werden alle Lesenden auf den den aktuellen Artikel geleitet, anstatt eine veraltete Kopie zu sehen.

Makro „Seite einschließen“ und „Auszug einbetten“

Der elegantere Bruder des Kopierens ist das Einbetten. Die originale Information wird nicht kopiert, sondern an anderer Stelle wird ebenfalls das Original angezeigt. Dafür stellt Confluence u.a. das Makro „Seite einschließen“ zur Verfügung. Das Makro wird über den Makro-Browser oder das Kürzel „/Seite einschließen“ in eine Seite eingefügt und diejenige Wikiseite ausgewählt, die in die aktuelle Seite eingebettet werden soll.

Nach dem Speichern wird die im Makro festgelegte Wikiseite vollständig an Stelle des Makros angezeigt. Der restliche Seiteninhalt der neuen Seite bleibt dabei unverändert. Das Elegante an dieser Möglichkeit: beim jedem Aufruf der neuen Seite wird auch die eingebettete Wikiseite neu abgefragt, der Benutzer bekommt also auch auf der neuen Seite immer die aktuelle Version der eingebetteten Seite zu sehen. Auf diese Weise ist es möglich, Informationen in Confluence an zentraler Stelle einmalig anzulegen und aktuell zu halten, und auf beliebig vielen anderen Wikiseiten anzeigen zu lassen.

Vorsicht ist bei geschützten Seiten geboten. Hat ein Benutzer keine Berechtigung, die Wikiseite mit der originalen Information anzuzeigen, wird ihm der Hinweis angezeigt, dass die eingebettete Seite nicht gefunden werden kann. Der weitere Seiteninhalt bleibt davon unberührt.

Eine Variante des „Seite einschließen“ – Makros ist „Auszug einfügen“. Die Funktionsweise ist identisch, jedoch wird nicht die gesamte Wikiseite in die neue Seite eingebettet, sondern nur der durch ein „Auszug“ – Makro definierte Auszug der Seite.

Smart Links

In der Cloud-Variante von Confluence gibt es die Möglichkeit, eine Seite über einen Smart-Link als Bestandteil einer anderen Seite oder als eigenständiges Element in der Seitenhierarchie anzeigen zu lassen.

Variante 1: beim Einfügen eines Links in eine Wikiseite wählt man in der Link-Konfiguration nicht „URL“ oder „Inline“ aus, sondern „Karte“ oder „Einbetten“. Mit der Funktion „Karte“ wird eine Vorschau der verlinkten Seite mit einigen Zusatzinformationen angezeigt.

Mit der Funktion „Einbetten“ wird die komplette verlinkte Wikiseite angezeigt und kann sogar direkt aus der Leseansicht heraus bearbeitet werden. Im Gegensatz zum „Seite Einschließen“ – Makro sieht man hier allerdings anhand des Rahmens immer, dass es sich eben um eine Einbettung handelt.

Variante 2: möchte man eine Seite nicht als Bestandteil einer anderen Seite verwenden, sondern diese in der Seitenhierarchie „spiegeln“, wählt man im Erstellen-Dialog die Funktion „Intelligenter Link“. Hier kann man Inhalte aus verschiedenen Drittsystemen in Confluence anzeigen lassen, aber eben auch normale Wikiseiten. Fügt man hier also einen Link auf eine Seite ein, wird die komplette Seite an der gewünschten Stelle der Seitenhierarchie gespiegelt angezeigt.

3 Kommentare

  1. Eine weitere Möglichkeit, Inhalte auf mehreren Seiten anzuzeigen:

    Das Makro „Page Properties Report“ aggregriert Informationen von anderen Seiten, die dort mit dem „Page Properties“-Makro versehen sind.

  2. Wir strukturieren Seiten gerne mit TXT-Templates, die Confluence-Formatting enthalten. So können wir aus unseren Vorlagen mit Copy-Paste Tabellen und Überschriften mit STRG+D einfügen. Makros sind leider etwas „einfältig“ und unübersichtlich bei der Dateneingabe.

    Beispiel

    h1. Domains

    || Domain || Provider || AuthInfo ||
    | example.com | Provider | n.A. |

    Beim Bearbeiten der Seite dann mit STRG+SHIFT+D das Wiki-Markup reinpasten und schon liegt die fertige Tabelle für AuthCodes vor.

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