Jira Automation: Grundlagen

Eine der am häufigsten unterschätzten Funktionen von Jira sind Automatisierungen. Häufig werden zwar einfache Funktionen wie das regelmäßige Erstellen von Vorgängen oder das Versenden von Erinnerungen automatisiert. Das volle Potential – nämlich die weitgehende Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse innerhalb von Jira – wird allerdings nur selten ausgeschöpft. Dieser Beitrag soll daher ein grundlegendes Verständnis für die Funktionsweise von Automatisierungen schaffen, um die Möglichkeiten für deren Einsatz im eigenen Unternehmen abschätzen zu können.

Grundprinzipien

Eine Automatisierung – oder auch Automatisierungsregel bzw. Jira Automation genannt – ist eine Aktion innerhalb von Jira, die durch eine Vielzahl von möglichen “Triggern” ausgelöst werden kann. Das klingt zunächst recht simpel und ist es im Wesentlichen auch. Die Mächtigkeit der Automatisierungen besteht in der Vielzahl und Flexibilität der möglichen Trigger, Bedingungen und Aktionen, über die man verfügen kann. Fast immer, wenn ein Kunde fragt: “Kann man das auch automatisieren?” lautet die Antwort inzwischen “Ja, das geht”.

Ein mögliches Einsatzgebiet für eine Prozessautomatisierung ist das On- oder Offboarding von Mitarbeitenden. Ein vereinfachtes Beispiel könnte so aussehen:

  • Im Projekt “Onboarding” gibt es einen Vorgangstyp “Mitarbeiter/in”. Im Rahmen des Onboarding-Prozesses steht jeder Vorgang für eine konkrete Person.
  • Wird ein solcher Vorgang erstellt, werden abhängig von den eingegebenen Feldwerten (z.B. Kostenstelle, Personalkürzel, notwendige Systemzugriffe etc.) automatisch unterschiedliche Unteraufgaben für die jeweiligen Fachabteilungen erstellt und mit relevanten Informationen befüllt.
  • Hat z.B. die HR im Laufe des Prozesses die Aufgabe “Vertragsprozess starten” erledigt, schließt sie den entsprechenden Vorgang in Jira ab. Eine Jira Automation erstellt nun die nächsten Unteraufgaben (z.B. für die Einrichtung der Systemzugriffe durch die IT) und befüllt diese mit den relevanten Informationen.
  • Wichtige Felder (Kostenstelle, Kürzel) werden dabei stets zwischen Hauptvorgang und Unteraufgaben synchronisiert.
  • Auf diesen Weise werden alle für diesen Prozess zuständigen Abteilungen automatisch mit ihren jeweiligen Aufgaben versorgt.
Mögliches Vorgangslayout für einen Prozess, der mit einer Jira Automation durchgeführt wird

Elemente

Automatisierungsregeln werden durch einen Trigger ausgelöst, können durch Bedingungen auf eine bestimmte Menge von Vorgängen eingegrenzt werden und lösen letztlich eine Aktion aus. Die folgende Liste beschreibt (stark verkürzt) die einzelnen Elemente:

  • Trigger sind Ereignisse innerhalb von Jira, die eine Automatisierung auslösen. Das können z.B. Statusänderungen, Änderungen an Feldwerten oder das Erreichen eines bestimmten Datums sein.
  • Bedingungen (optional) definieren, welche Kriterien für die weitere Ausführung der Automatisierungsregel gelten. Auf diese Weise können z.B. bestimmte Feldwerte oder Status abgefragt werden. Z.B. kann die Automatisierung nur für Vorgänge vom Typ “Aufgabe” mit der Priorität “Hoch” ausgeführt werden.
  • Aktionen sind die Ereignisse, die von der Automatisierungsregel ausgelöst werden. Hier können Vorgänge erstellt und bearbeitet werden, Statusübergänge ausgelöst oder Benachrichtigungen versendet werden uvm.
  • Branches / Abzweigungen (optional) erlauben es, Bedingungen oder Aktionen für verwandte Vorgänge zu erstellen. Auf diese Weise können z.B. verlinkte Vorgänge geschlossen oder Feldwerte an alle Untervorgänge einer Aufgabe vererbt werden.

Beispiel für eine Jira Automation

Beispiel für eine Jira Automation

Der Trigger (grün) wird ausgelöst, wenn ein Vorgang auf den Status “Fertig” gesetzt wird. Die erste Bedingung (gelb) legt fest, dass die Automatisierung ab hier nur für Vorgänge vom Typ “Aufgabe” gelten soll. Im Branch (lila) wird nun auf die untergeordneten Elemente (z.B. Subtasks) zugegriffen. Alle untergeordneten Elemente, die nicht im Status “Fertig” sind (gelbe Bedingung) werden nun durch die blaue Aktion auf “Fertig” gesetzt.

Smart Values

Smart Values dienen als Platzhalter, mit denen Informationen dynamisch aus Vorgangsfeldern in Automatisierungsregeln eingefügt werden können. Auf diese Weise wird die Funktionalität einer Jira Automation stark erweitert – auch das Anpassen von Smart Values ist möglich. Einige typische Beispiele sind:

Eine Mail-Benachrichtigung soll Vorgangsinformationen im Betreff beinhalten:

Das Ticket {{issue.key}} - {{issue.summary}} wurde in den Status {{issue.status.name}} verschoben

Das Fälligkeitsdatum eines Vorgangs soll auf “Heute plus 7 Werktage” verschoben werden:

{{duedate.plusBusinessDays(7)}}

Es soll ein Subtask erstellt werden, der die Zusammenfassung des Hauptvorgangs beinhaltet:

{{issue.parent.summary}} - Arbeitspaket 1

Limitierung von Regelausführungen

Einen potentieller Haken beim Einsatz von Automatisierungen soll allerdings nicht unerwähnt bleiben: die Anzahl der möglichen Regelausführungen ist begrenzt und abhängig von der verwendeten Lizenz. Für den Standard-Plan von Jira beträgt die Anzahl 1.700 monatliche Ausführungen, für den Standard-Plan von Jira Service Management 5.000 monatliche Ausführungen. Reicht dieses Kontingent nicht aus, kann auf den Premium-Plan gewechselt werden.

In das Kontingent fallen allerdings nur die “erfolgreichen” Regelausführungen – also diejenigen, die tatsächlich eine Aktion auslösen. Wird eine Regel ausgelöst, führt dann aber aufgrund von Bedingungen o.ä. keine Aktion aus, zählt diese Ausführung nicht in das monatliche Kontingent.

Sollten Sie Unterstützung bei der Arbeit mit Automatisierungen in Jira benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.

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