Jira: Best Practices zur Einführung einer Vorgangsverwaltung

Viele meiner Kunden nehmen Kontakt mit mir auf, um die Einführung von Jira in ihrem Unternehmen zu begleiten oder um bestehende „Selbstläufer“-Installationen zu optimieren und damit zum produktiven Einsatz zu führen. Dabei kommt natürlich immer wieder die Frage auf, wie Jira – oder eine Vorgangsverwaltung im Allgemeinen – am besten in einem Unternehmen eingeführt werden sollte, bzw. welche Erfahrungen andere Unternehmen dabei gemacht haben. Ohne auf spezielle  Einzefälle einzugehen, möchte ich einige meiner Erkenntnisse und Best Practices aus verschiedenen Jira-Einführungen teilen.

Klare Ziele

Eine klar formulierte Zielsetzung zu finden, sieht auf den ersten Blick einfach aus. In vielen Fällen handelt es sich dabei aber bereits um einen gehörigen Knackpunkt: was erwarten wir eigentlich konkret von dem neuen System – und was nicht? Um meine Kunden bei der Zielformulierung und -abgrenzung zu unterstützen, führen wir zunächst gemeinsam eine Bestandsaufnahme durch. Dabei diskutieren wir u.a. die Fragen:

  • Welche Arten von Vorgängen gibt es und wie werden diese fachlich und technisch verwaltet?
  • Gibt es bereits definierte Prozesse oder standardisierte Abläufe?
  • Welche Probleme gibt es mit der aktuellen Situation?

Im nächsten Schritt gilt es, auf dieser Basis grobe Anforderungen bzw. den „Scope“ des neuen Systems zu ermitteln:

  • Wofür wollen wir das System einsetzen?
  • Welche Ziele möchten wir erreichen?
  • Welche Vorgänge sollen abgebildet werden?
  • Welche Prozesse und Arbeitsabläufe sollen umgesetzt werden?
  • Wofür möchten wir das System nicht einsetzen?

Anhand derartiger Fragen diskutieren wir, wie die bestehenden Ziele und Anforderungen am besten mit Jira umgesetzt werden können und welche Plugins bzw. Anpassungen dafür notwendig und sinnvoll sind. An dieser Stelle muss auch bereits der eine oder andere „Zahn gezogen“ werden: nicht immer lassen sich alle gewünschten Funktionen sinnvoll umsetzen oder haben sich in der Praxis als empfehlenswert erwiesen. Daher kann ich auch nicht oft genug erwähnen, für wie wichtig ich die Auseinandersetzung mit den Anforderungen der verschiedenen Stakeholder in einem Unternehmen erachte. Häufig sind deren Wünsche an Jira recht gegensätzlich und müssen daher zunächst auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden.

Transparenz

Die in der ersten Phase erarbeiteten Ziele und Anforderungen sollten den Mitarbeitern möglichst frühzeitig kommuniziert werden. Es kann einen fundamentalen Unterschied für die Akzeptanz eines neuen Systems ausmachen, ob die Mehrzahl der Mitarbeiter einfach ein neues System vor die Nase gesetzt bekommt, oder ob frühzeitig darüber informiert wird, warum Jira eingeführt wird, wer damit in welcher Weise arbeiten wird und welche Vorteile sich die Führungsebene für das Unternehmen und die Mitarbeiter erhofft.

Keep it simple

Eine professionelle Konzeptionsphase ist für die Einführung von Jira in mittelständischen und großen Unternehmen unerlässlich. Allerdings: niemand kann mit absoluter Gewissheit vorhersehen, wie sich ein komplexes System in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und in bestehende Prozesse integrieren wird.

Deshalb empfehle ich mitunter, die Einführung von Jira an einigen Grundgedanken agiler Softwareentwicklung auszurichten. Statt einer bis ins Detail ausgearbeiteten Konzeption und Konfiguration mit anschließendem unternehmensweitem Rollout, werden im Rahmen der Konzeptionsphase realistische und klar abgegrenzte Ziele ermittelt (siehe oben) und anschließend phasenweise in Pilotprojekten auf deren Praxistauglichkeit geprüft.

Was ich damit nicht empfehlen will: ohne ein Konzept loslegen und später die Probleme geradebiegen. Genausowenig zielführend ist es aber, mehrere Arbeitswochen in eine komplexe Konzeption und Konfiguration mit zahlreichen Vorgangstypen, komplizierten Workflows, Berechtigungsabfragen und Anpassungen zu investieren, ohne abschätzen zu können, ob diese Konfiguration im gelebten Arbeitsalltag der Mitarbeiter sinnvoll funktioneren kann.

Meinen Kunden empfehle ich daher wie gesagt, zunächst eine realistische Vision zu entwickeln und dann mit einem sauber konfigurierten und nicht zu starr verbogenen System in eine Pilotphase zu starten. Innerhalb dieser Phase wird das Feedback der Pilotnutzer gesammelt und bewertet. Danach werden etappenweise weitere Anforderungen und Funktionen im System etabliert und wiederum auf deren Praxistauglichkeit geprüft. Der Vorteil dieser Herangehensweise: die Konfiguration des Systems wurde nicht am Reißbrett entworfen, sondern basiert auf den tatsächlichen Erfahrungen und Erfordernissen der Mitarbeiter.

Training für Experten und Anwender

Je nach konkretem Szenario empfiehlt es sich, die Administratoren, die technischen und fachlichen Verantwortlichen („Jira-Experten“) sowie die Pilotnutzer im richtigen Umgang mit Jira zu schulen. Geschulte Experten und Pilotnutzer tragen das Know-How zu Jira ins Unternehmen, stehen den Mitarbeitern für Fragen zur Verfügung und können zukünftige Änderungen an der Konfiguration planen und durchführen.

Sollten Sie die Einführung von Jira in Ihrem Unternehmen planen, eine bestehende Installation professionalisieren oder Schulungen durchführen wollen, stehe ich selbstverständlich gern als technischer und fachlicher Berater sowie für die Konfiguration des Systems und für die Schulung der Admins, Experten und Anwender zur Verfügung.

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