Selbständiger IT-Berater und Trainer. 14 Jahre Erfahrung in der Beratung, Einführung und Schulung von Liferay, Sharepoint, Confluence – Das Content Management
Nach dem Vergleich der Rechteverwaltung hier nun Runde 2: das Content Management. Da es sich bei allen drei Systemen im weitesten Sinne um Werkzeuge für die Verwaltung und Strukturierung von Informationen handelt, sicherlich ein nicht ganz uninteressanter Aspekt.
Im Vergleich der Standardversionen bringt Sharepoint im Vergleich zu Liferay und Confluence den mit Abstand größten Funktionsumfang mit sich. Inhalte können hier sowohl als Dateien in Dokumentenbibliotheken abgelegt, als auch in Webseiten und Wikiseiten festgehalten werden. Der wesentliche Unterschied zwischen Web- und Wikiseiten besteht darin, dass Webseiten über Controls und Webparts mit zusätzlicher Funktionalität ausgestattet werden können, während Wikiseiten reine HTML-Seiten sind. Egal wofür man sich entscheidet – Sharepoint legt sämtliche Inhalte in Bibliotheken ab. Die Inhalte einer solchen Bibliothek werden intern in Listen verwaltet, deren Spalten individuell ergänzt werden können. Auf diese Weise können z.B. Spalten für Tags, Beschreibungen oder Verantwortlichkeiten realisiert werden. Auch bei der Dokumentenverwaltung in Dateiform spielt Sharepoint seinen Microsoft-Trumpf aus: alle in Bibliotheken abgelegten Office-Dokumente können aus Word, Excel, PowerPoint & Co. heraus direkt geöffnet, bearbeitet und versioniert zurück in die Bibliothek geladen werden. Der Schritt über die Weboberfläche entfällt somit.
Inwiefern sich Inhalte zwischen Web-/Wikiseiten und Dateien aufteilen lassen, bleibt den Redakteuren des zu erstellenden Systems überlassen. Hierbei ist jedoch anzumerken, dass das Wiki meiner Meinung nach eher eine Verlegenheitslösung darstellt. Eigentlich sind Wikiseiten nichts weiter als leere Webseiten, die mit einem HTML-Rich-Text-Control bearbeitet werden können. Echtes Wiki-Markup sucht man vergebens. Positiv ist jedoch, dass Wikiseiten dadurch die gleichen Workflows wie Webseiten besitzen können.
Confluence
In Sachen Content Management geht Confluence einen komplett anderen Weg. Dokumentenbibliotheken sucht man hier vergebens – alle Inhalte werden auf Wikiseiten abgebildet, welche in Bereichen organisiert werden können. Je nach Einsatzzweck kann dadurch ein schlankes und leicht bedienbares Content Mangement System entstehen. Insbesondere wenn die Zusammenarbeit verschiedener Personen oder Teams an einzelnen Dokumenten im Vordergrund steht, kann Confluence seine Stärken als Enterprise-Wiki ausspielen. So funktioniert u.a. die Versionsverwaltung wesentlich besser als in Sharepoint: in Confluence können beliebige Seitenversionen miteinander verglichen werden; Unterschiede werden dabei farblich hervorgehoben. Diese Möglichkeit sucht man in Sharepoint vergebens. Auch die gesamte Arbeit mit Inhalten, wie das Erstellen und Bearbeiten von Wikiseiten oder das Hochladen von Seitenanhängen, funktioniert hier wesentlich intuitiver und leichtgängiger als z.B. bei Sharepoint.
Eine schlanke Wikilösung bringt allerdings auch Nachteile mit sich. Wie schon bei der Rechteverwaltung angesprochen, lassen sich Genehmigungsworkflows nur über teilweise kostenpflichtige Plugins realisieren. Bereits vorhandene Dokumente, wie Word- oder Exceldateien, müssen entweder in Wikiseiten migriert oder als Seitenanhang verwaltet werden. Eigene Bibliotheken für externe Dokumente existieren nicht. Auch die Menge der zu erstellenden Inhalte kann ein begrenzender Faktor sein: wenn mehrere tausend Inhaltsseiten erstellt werden sollen, sinkt die Performanz und Organisierbarkeit der Seiten deutlich.
Zusammengefasst ist Confluence die richtige Wahl für Szenarien, in denen die kollaborative Zusammenarbeit der Nutzer unterstützt, und ein leicht zu bediendendes Nachschlagewerk für eine überschaubaren Menge von Inhalten geschaffen werden soll. Darunter können z.B. Wissensdatenbanken oder Team- und Projektarbeitsbereiche fallen.
Liferay
Wie bereits in „Liferay Portlets“ beschrieben, sind die Standardportlets von Liferay eher als eine Art Platzhalter zu verstehen. Die Funktionalität in Bezug auf Informationsverwaltung sollte also idealerweise von Portlets vollwertiger Content Management Systeme, wie z.B. Alfresco, bereitgestellt werden. Trotzdem bringen die in der Standardversion mitgelieferten Portlets ausreichend Funktionen mit sich, um für kleinere Unternehmensszenarien in Frage zu kommen, und sollen daher an dieser Stelle mit verglichen werden.
Die Standardportlets lassen sich am besten als eine Art „Light-Kombination“ von Sharepoint und Confluence beschreiben. Out-of-the-box sind sowohl Portlets für Dokumentenbibliotheken als auch für Wikis und HTML-Seiten enthalten. Demzufolge können Inhalte sowohl in Web- und Wikiseiten verwaltet, als auch in Dateiform in Bibliotheken hochgeladen werden. Letzteres funktioniert seit Version 5.2 noch komfortabler: Liferay benutzt freie Sharepoint Protokolle, die den direkten Zugriff auf die Dokumentenbibliothken aus Office-Produkten heraus erlauben. Zudem werden ausgecheckte Dokumente für die Bearbeitung durch andere Nutzer gesperrt und beim Hochladen automatisch versioniert. Eine Historie listet alle früheren Versionen eines Dokumentes auf und zeigt diese auf Wunsch an. Genau wie in Sharepoint können alle Dokumente mit Tags näher beschrieben werden. Freie Metadaten für z.B. Verantwortlichkeiten lassen sich allerdings nicht hinzufügen. Erwähnenswert ist auch der Open Office Converter, mit dem Dokumente aus zahlreichen anderen Formaten in das Open Document Format konvertiert werden können. Hierfür muss allerdings ein Open Office auf dem selben Rechner verfügbar sein, welches dann die eigentlich Konvertierungsarbeit übernimmt.
Problematisch bei Liferay ist meiner Meinung nach das Auffinden von gespeicherten Inhalten. Das standardmäßige Suchen-Portlet funktioniert zwar gut, die Tag-Navigation dafür weniger. Wenn man nun davon ausgeht, dass in einem „echten“ Liferay-System Inhalte aus verschiedensten Systemen zusammengetragen werden, sollten dafür einheitliche und Portlet-übergreifende Such- und Explorationsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt werden.
Fazit
Für mich lässt sich bei diesem Vergleich kein Sieger benennen. Jedes der drei Systeme bietet Vor- und Nachteile, welche je nach gewünschtem Einsatzzweck mehr oder weniger zum tragen kommen. Mit Sharepoint lassen sich auch sehr große Datenmengen verwalten, die Office-Integration funktioniert tadellos und über Webparts sowie administrative Änderungen kann das System zu großen Teilen an Benutzerwünsche angepasst werden. Dafür ist der initiale Aufwand, ein solches System aufzusetzen (Anpassen von Listen, Einrichten von Workflows und Genehmigungen), mitunter recht hoch.
Mit Confluence lassen sich schlanke und leicht bedienbare Nachschlagewerke realisieren, bei denen die Zusammenarbeit der Nutzer und die leichte Wiederfindbarkeit von Wissen im Vordergrund steht. Die Funktionsumfang ist wesentlich kleiner als der von Sharepoint, dafür hält sich auch der Einrichtungsaufwand in Grenzen und die Bedienung geht wesentlich leichter von der Hand.
Liferays Standardportlets bieten eine gute Mischung aus Funktionalität und Bedienbarkeit. Inhalte können in Webseiten, Wikiseiten und einfachen Dokumentenbibliotheken verwaltet werden, was für kleinere Unternehmensanwendungen bereits ausreichend sein kann. Damit ist Liferay eine gute Wahl für überschaubare Anwendungen, bei denen besonderer Wert auf Flexibilität und Erweiterbarkeit gelegt wird.
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