Confluence: zentrale Inhalte auf mehreren Seiten anzeigen

In Confluence-Systemen sehe ich immer wieder, dass vorhandene Informationen großzügig auf verschiedene andere Wikiseiten kopiert werden. Memos, Hinweise, Berichte,… wer etwas findet, das er gern auch an anderer Stelle sehen würde, kopiert das eben dort hin. Das Problem dabei: duplizierte Informationen verhalten sich wie eine Papierkopie – wird die originale Information verändert oder korrigiert, zeigen die Duplikate weiterhin die veraltete oder falsche Information an. In einem Enterprise Wiki, das sich gerade durch die Dynamik seiner Inhalte auszeichnet, ist das ein echtes Unding.

Wie also soll man mit Informationen umgehen, die an mehreren Stellen im Wiki angezeigt werden sollen?

Verlinken

Der triviale Fall. Ein Kollege schreibt einen Blogpost in seinem persönlichen Bereich, der auch auf der Startseite des Teams erscheinen soll. Statt den gesamten Artikel zu kopieren, verlinkt man ihn. Ändert der Kollege seinen Artikel nachträglich, werden alle Nutzer auf den den aktuellen Artikel geleitet anstatt eine veraltete Kopie zu sehen.

Einbetten

Der elegantere Bruder des Kopierens ist das Einbetten. Die originale Information wird nicht kopiert, sondern an anderer Stelle wird ebenfalls das Original angezeigt. Dafür stellt Confluence das Include Page Macro zur Verfügung. Das Macro wird über den Macro Browser eingefügt und dabei die Wikiseite ausgewählt, die in die aktuelle Seite eingebettet werden soll.

Nach dem Speichern wird die im Macro festgelegte Wikiseite vollständig an Stelle des Macros angezeigt, der restliche Seiteninhalt der neuen Seite bleibt dabei unverändert. Das Elegante an dieser Möglichkeit: beim jedem Aufruf der neuen Seite wird auch die eingebettete Wikiseite neu abgefragt, der Benutzer bekommt also auch auf der neuen Seite immer die aktuelle Version der eingebetteten Seite zu sehen. Auf diese Weise ist es möglich, Informationen in Confluence an zentraler Stelle einmalig anzulegen und aktuell zu halten, und auf beliebig vielen anderen Wikiseiten anzuzeigen.

Vorsicht ist bei geschützten Seiten geboten. Hat ein Benutzer keine Berechtigung, die Wikiseite mit der originalen Information anzuzeigen, wird ihm der Hinweis angezeigt, dass die eingettete Seite nicht gefunden werden kann. Der weitere Seiteninhalt bleibt davon unberührt.

Eine Variante des Include Page Macros ist Excerpt Include. Die Funktionsweise ist identisch, jedoch wird nicht die gesamte Wikiseite in die neue Seite eingebettet, sondern nur der durch ein Excerpt Macro definierte Auszug der Seite.

Kennen Sie noch andere Möglichkeiten, Inhalte in Confluence elegant zu verwalten? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen!

07. März 2012 von Sebastian Höhne
Kategorien: Confluence | Schlagwörter: , , , | 2 Kommentare

Kommentare (2)

  1. Eine weitere Möglichkeit, Inhalte auf mehreren Seiten anzuzeigen:

    Das Makro „Page Properties Report“ aggregriert Informationen von anderen Seiten, die dort mit dem „Page Properties“-Makro versehen sind.

  2. Wir strukturieren Seiten gerne mit TXT-Templates, die Confluence-Formatting enthalten. So können wir aus unseren Vorlagen mit Copy-Paste Tabellen und Überschriften mit STRG+D einfügen. Makros sind leider etwas „einfältig“ und unübersichtlich bei der Dateneingabe.

    Beispiel

    h1. Domains

    || Domain || Provider || AuthInfo ||
    | example.com | Provider | n.A. |

    Beim Bearbeiten der Seite dann mit STRG+SHIFT+D das Wiki-Markup reinpasten und schon liegt die fertige Tabelle für AuthCodes vor.

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